Những cách sử dụng Google Drive chuyên nghiệp nhất

Cách sử dụng Google Drive như ra sao tốt nhất cho công việc của bạn? Hãy cùng Downloadvn.Xyz tìm hiểu hướng dẫn sử dụng Google Drive chất lượng nhất dưới đây.

Bất cứ chương trình, phần mềm hay trò chơi nào cũng có thể có các phím tắt, những mẹo vặt giúp chúng ta sử dụng chúng một cách thuận lợi hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn, Google Drive cũng vậy. Dịch vụ lưu giữ trực tuyến này có rất nhiều những thủ thuật nhỏ mà người sử dụng hầu như không biết tới.

Tải Google Drive cho iOS

Tải Google Drive cho Android

Tải Google Drive cho máy tính

Không chỉ lưu giữ dữ liệu, dịch vụ này có thể đồng bộ và kết nối với những dịch vụ khác như Dropbox, Gmail, OneDrive. .. Chính vì vậy, việc biết và sử dụng được các mẹo vặt này sẽ giúp quá trình làm việc với máy tính của chúng ta bớt được nhiều khó khăn.

Dưới dây sẽ là một số việc làm việc trên Google Drive mà không nhiều người để ý, sử dụng tới, dù chúng đều là những tính năng rất hữu ích.

1. Đồng bộ với máy tính

Chỉ cần cài đặt thêm 1 bản Google Drive trên máy tính và bạn có thể đơn giản đồng bộ tất cả với nhau. Việc sử dụng Google Drive cả trên máy tính, web và điện thoại chẳng những giúp công đoạn làm việc được thuận tiện hơn, mà ngay khi khi không có kết nối mạng, bạn vẫn có thể sử dụng, truy xuất và thao tác trên các tập dữ liệu như bình thường. Khi có kết nối mạng trở lại, đơn vị sẽ tự động kiếm tìm và đồng bộ chúng với nhau.

2. Kích hoạt tính năng Offline trên Google Drive

Như đã nói ở trên, chúng ta cũng có thể sử dụng và chỉnh sửa các dữ liệu trong Google Drive ngay cả lúc không có Internet. Tuy nhiên, để có điều đó, càng phải bật tính năng Offline của nó trước, bằng cách:

Bước 1: Từ giao diện chính của Google Drive, các bạn nhấp chuột trái vào tượng trưng bánh răng cưa (bên dưới ảnh đại diện, góc trên, bên phải màn hình) và chọn chọn vào Settings – Cài đặt.

Bước 2: Chọn thẻ General – Chung, tìm mục Offline – Ngoại tuyến bên dưới rồi đánh dấu tick vào mục Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings… – Đồng bộ hóa các tệp Google Tài liệu…

Bước 3: Lúc này, nếu bạn đã kích hoạt Google Drive trên máy tính, nó sẽ tự động tải về tất các dữ liệu đang có trên Google Drive trực tuyến về máy.

Khi Ngoại tuyến (Offline), bạn không thể xem ảnh hay video, nhưng vẫn cũng có thể có thể xem, chỉnh sửa tư liệu và tạo file mới một cách bình thường.

Các dữ liệu đang được đồng bộ với Google Drive trên máy tính

3. Tìm kiếm từ khóa

Google Drive xứng đáng là một trong những dịch vụ lưu giữ tốt nhất Thế giới, bởi không những có các tính năng riêng độc đáo, mà công cụ này còn cho phép người dùng kiếm tìm từ khóa một cách tối ưu, ngay khi khi từ khóa ấy nằm trong… một bức ảnh.

Thử chụp lại ảnh của một tài liệu, đưa nó lên “đám mây” này, sau đó triển khai tìm kiếm. Google Drive ngay lập tức sẽ scan và đem ra kết quả cho những bạn.

Ai cũng biết việc đọng lại một file dữ liệu văn bản sẽ lâu bền hơn một tấm hình thông thường, bởi vì vậy, Google Drive khuyên người sử dụng có thể, nên chụp lại ảnh của văn bản và up nó lên hệ thống, như vậy vừa dành dụm thời gian, lại không lo công đoạn lỗi (khi mạng chập chờn).

Sau đó, nếu muốn sử dụng, chỉ cần chuột phải vào bức ảnh, chọn Open with / Google Docs để mở ảnh dưới dạng một văn bản thường. Có thể coi này là quá trình “convert” định dạng khá tuyệt hảo của Google Drive.

Từ ảnh, sau khi chuyển đổi định dạng, một văn bản thực thụ sẽ xuất hiện.

Chúng ta chọn mở nó và cũng có thể tiến hành chỉnh sửa bất cứ điều gì mình thích.

Phần trên là ảnh, dưới là văn bản để đối chiếu sự chuẩn xác

Từ font chữ, màu sắc, kích thước cho đến nội dung… Tất cả các gì có trong file ảnh này, sau khi được convert về dạng chữ thì đều có thể sửa chữa.

4. Tìm kiếm nhanh trong Google Drive

Không hổ danh là mặt hàng của “gã khổng lồ” tìm kiếm, Google Drive cũng có độ năng tìm kiếm cực kỳ tuyệt vời và cần thiết. Bạn đang tìm kiếm những dữ liệu mình đã từng gửi đi, hay một ai đó gửi cho bạn rải rác trong suốt vài năm?

Chỉ cần nhập từ khóa ” owner: email người cần kiếm tìm ” rồi Enter, thế là xong.

Ngay lập tức kết quả sẽ hiện ra.

Thậm chí, nếu bạn mong muốn tìm theo khung thời gian (từ bao giờ? Khoảng bao lâu?…) Google Drive cũng có thể có thể làm được. Với từ khóa là ” Before: ” hoặc ” After: thời gian cụ thể “, chúng ta sẽ được đáp ứng.

Ví dụ:

Chúng ta kiếm tìm ” After:2016-7-20 ” hoặc Before:2016-7-12, tức là tìm mọi thứ tư liệu thu được sau ngày 20/7/2016 hoặc những dữ liệu nào được gửi tới trước ngày 12/7/2016?

5. Scan ảnh bằng Google Drive

Hiện giờ tính năng này chỉ mới có mặt trên hệ điều hành Android (iOS chưa có), tính năng này cho phép chúng ta scan một bức hình bằng chính smartphone của mình.

Cách thực hiện:

• Từ màn hình chính của Google Drive trên Android, chọn vào biểu tượng dấu cộng bên dưới để tạo mới.
• Sau đó chạm tiếp vào biểu trưng Scan – Quét để thực hiện.

6. Xem lại những phiên làm việc trước của văn bản

Không giống như bất kỳ công cụ nào (nhất là Microsoft Office hay WPS Office ), sau khi thực hiện chỉnh sửa một file nào đó, thông thường công cụ hoặc thiết bị đó sẽ đọng lại bản thực hiện gần nhất và chỉ một bản duy nhất. Nhưng Google Drive thì khác, công ty này lưu lại toàn bộ phiên làm việc trong ngày của bạn với một tệp dữ liệu bất kỳ.

Cho dù đã Save file, nhưng vẫn có thể tìm và phục hồi file gốc, đã chỉnh sửa từ xưa đó. Cách làm như sau:

Từ giao diện chứa file đang cần xem lại, chọn chuột phải v ào đó / View Details – Xem chi tiết.

Lúc này, ở phía tay phải sẽ xuất hiện một bản kê mới, đó chính là file các bạn đang tìm với các mốc thời gian chỉnh sửa khác nhau. Bằng cách này, thậm chí một file đã qua chỉnh sửa nhiều lần, bạn vẫn có thể khôi phục nó về như bản gốc nếu muốn.

Xem và phục hồi lại file gốc trong Google Drive

7. Soạn văn bản bằng tiếng nói

Cách này thì chắc chẳng cần nói nhiều nữa, bởi đây là tính năng quá nổi bật và không thể bỏ lỡ của Google Drive, Google Docs. Các bạn có thể coi lại trong bài viết ” Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói ” để biết thêm chi tiết.

8. Tìm kiếm file trên Google Drive

Dịch vụ này cung cấp cho chúng ta khoảng 15GB miễn phí để lưu giữ dữ liệu. Nếu nhận ra dung lượng trống không còn nhiều, hãy tìm kiếm những file lớn, hoặc kiểm tra tổng thể toàn bộ dữ liệu và chọn lựa file cần xóa theo dung lượng của nó.

Cụ thể:

Các bạn truy cập vào đường dẫn này, sau đó chọn lựa một trong hai hình thức hiển thị dung lượng (tăng dần hoặc giảm dần) để coi xét và đưa ra quyết định.

Hiển thị dữ liệu trong Google Drive theo dung lượng giảm dần

9. Chèn link vào tệp văn bản đang làm việc

Cũng giống như các công cụ khác, Google Drive (Google Docs) cấp phép người sử dụng chèn link vào bất kỳ đâu trong văn bản. Chỉ cần:

• Bôi đen cụm từ cần chèn link.
• Chọn vào biểu trưng Insert.
• Paste link hoặc kiếm tìm đường dẫn tương ứng cụm từ đó.
• Apply.

Nếu bạn đang hoạt động với một bài viết, một dự án… có nhiều thứ cần ghi nhớ, hướng dẫn tới các chuyên mục, các trang tương ứng thì chèn link vào bài chính là cách hiệu quả nhất.

10. Upload và chia sẻ tư liệu trên Google Drive

Để upload tư liệu lên Drive, click Upload Files hoặc File Upload trong New hay My Drive và chọn một file trên máy tính. Drive là chọn lựa tuyệt vời cho cá nhân nhưng điều khiến nó nổi bật hơn nhiều so với các đơn vị đám mây khác là nhờ các công cụ hợp tác mạnh mẽ. Nếu nên làm việc từ xa với ai đó trên dự án, bạn có thể chia sẻ tài liệu với họ và cùng nhau thi hành mọi thay đổi tại thời gian thực.

Để chia sẻ một tài liệu sau khi tạo nó trên Google Drive, click nút Share ở góc phải phía trên, thêm người cộng tác bằng địa điểm email của họ, rồi click nút Done màu xanh. Sau khi cấp quyền thành công cho họ, tài liệu sẽ hiện trong tab Shared with me ở trên bảng Google Drive và liên kết tới tài liệu được chia sẻ sẽ được gửi vào hộp thư điện tử của họ.

Bạn có thể dùng link chia sẻ ở dưới menu Share With People and Groups để gửi file qua text hoặc dịch vụ lời nhắn khác. Chỉ cần click Copy Link ở dưới menu đó.

Trong khi chia sẻ tài liệu, bạn cũng có thể thấy người hiện đang chỉnh sửa nó ở góc phải phía trên cùng cửa sổ. Tên người cộng tác sẽ hiện dưới các màu khác nhau hoặc bằng ảnh đại diện của họ.

Trên đây là một trong các ít các mẹo sử dụng Google Drive mà Downloadvn.Xyz muốn chia sẻ cho những bạn. Còn rất nhiều mẹo nhỏ và cách sử dụng khác mà chúng ta sẽ cùng được biết trong các bài viết sau.