Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets

Cách tạo bộ lọc trong Google Sheets không quá phức tạp. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách filter trong Google Sheets  đơn giản nhất.

• Google Sheets – Google Trang tính
• Google Trang tính cho iOS
• Google Trang tính cho Android

Sự ra đời của ứng dụng bảng tính thực thụ khiến công việc giải quyết dữ liệu của nhân loại trở nên dễ dàng hơn khi nào hết. Ở bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lọc trong Google Sheet. Đây là một tính năng tuyệt vời, không hề thua thiệt Microsoft Excel.

1. Phân loại dữ liệu trong Google Sheets

Phân loại dữ liệu trong Google Sheets là việc thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính. Khi nhắc tới phân loại, bạn nên cân nhắc hai yếu tố chính:

1. Phân loại dữ liệu dựa theo cột nào? Ví dụ: Phân loại bản kê bán sản phẩm theo tổng số doanh thu.
2. Phân loại dữ liệu như làm sao? Ví dụ: phân loại dữ liệu bán sản phẩm từ thật to lớn tới nhỏ nhất.

Chìa khóa phân loại chính ở này là đảm bảo phân loại toàn bộ thông tin trong bảng. Cụ thể, mỗi hàng trong dữ liệu được tính như một “ghi chép” hoặc điểm dữ liệu. Mỗi hàng chứa 1 điểm dữ liệu, mỗi hàng có thuộc tính riêng hay cách mô tả dữ liệu đó.

Ví dụ: Mỗi hàng trong bảng tính có thể đại diện cho số lượng sản phẩm đã bán online. Sau đó, từng cột (thuộc tính) sẽ ghi lại tin tức chính về việc bán hàng như thời gian bán, địa điểm khách hàng và tổng số lượng.

Khi bố trí dữ liệu, điều quan trọng là phải nhóm chúng đúng cách. Nếu chỉ phân loại cột chứa con số hàng bán, bạn sẽ có vùng dữ liệu không trùng khớp, chẳng hạn như 100 USD tiền bán được gán sai tên khách hàng.

Đó là lí do tại sao phân loại dữ liệu đúng cách rất là quan trọng. Dưới này là một vài thí dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn.

Cách phân loại dữ liệu trong Google Sheets

Một trong những trọng trách phân loại thông dụng nhất trong Google Sheets là bố trí từ A-Z. Nó luôn giúp việc đọc tin tức dễ hơn, cùng theo đó đơn giản hóa tìm kiếm theo hàng cụ thể.

Trước khi bắt đầu phân loại, đầu tiên, bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng. Hành động này giảm thiểu khả năng chúng ta vô tình bố trí nhầm cột hay chỉ phần nào dữ liệu.

Sau khi đánh dấu toàn bộ dữ liệu, tới tùy chọn menu Data > Sort Range , bạn sẽ thấy như hình chụp màn hình sau:

Mặc dù có sẵn tùy chọn bố trí từ A-Z hoặc Z-A, việc dùng công cụ tích hợp sẵn trong Google Sheets để phân loại sẽ dễ hơn nhiều. Hình minh họa bên dưới là một ví dụ tiêu biểu cho điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn cột muốn phân loại.

Ngoài ra, đảm bảo bạn đang phân loại theo hướng mong muốn. Đối với dữ liệu dạng text, bạn cũng đều có thể bố trí theo bảng chữ cái hoặc ngược lại.

Sau khi làm việc đó, bạn sẽ thấy dữ liệu được tổ chức khoa học và dễ nhìn. Lưu ý, ở hình chụp bên dưới, bài viết phân loại dữ liệu theo tên dịch vụ mà ứng viên làm việc.

Đây cũng chính là ý tưởng hay để quản lý dữ liệu khi bạn triển khai phân loại. Trường hợp xấu đặc biệt là bạn chỉ bố trí một cột, trong khi phần dữ liệu còn sót lại vẫn nằm nguyên tại chỗ. Thực tế, ở hình trên, cột ID không còn (1,2,3,4…) theo thứ tự hiển thị mọi thứ cột dữ liệu được di chuyển theo từng bước.

2. Phân loại dữ liệu theo 2 nguyên lý trên Google Sheets

Phải làm những gì khi muốn phân loại thông tin dựa trên hai danh mục? Ví dụ, sắp xếp dữ liệu chuyên viên theo cấp độ đoái hoài & tên công ty.

Hãy đánh dấu dữ liệu rồi quay về menu Data > Sort Range . Lần này, click Add another sort column để thêm tiêu chuẩn phân loại dữ liệu thứ hai. Giờ bạn có thể bố trí tin tức dựa theo nhiều quy tắc.

Trong menu này, thứ tự là vấn đề cần quan tâm. Hãy nhớ quy tắc đầu tiên là “ sort by ”, quy tắc thứ 2 là “ then by ”. Ở thí dụ bên dưới, bài viết đã thiết lập tiêu chuẩn phân loại mức độ quan tâm, tiếp đến là công ty. Tất cả đều theo bảng chữ cái.

Việc sử dụng phân loại đa cấp này thực sự quyết định cách dữ liệu hiển thị. Bạn cũng có thể có thể thêm nhiều quy tắc sắp xếp dữ liệu như ý muốn.

Phân loại toàn bộ bảng tính

1. Trên máy tính, mở một bảng tính trong Google Sheets.
2. Ở ở trên cùng, nhấp chuột phải vào cột bạn mong muốn phân loại.
3. Click Sort sheet by A to Z hoặc Sort sheet Z to A .

Phân loại theo màu sắc

1. Trên máy tính, mở bảng tính trong Google Sheets.
2. Chọn phạm vi ô bạn muốn.
3. Click Data > Create a filter .
4. Để thấy các tùy chọn bộ lọc, đi đến hướng trên của độ rộng và click Filter .
   1. Sort by color: Chọn text hoặc hoặc màu lấp đầy để lọc hay phân loại. Các ô chứa màu bạn chọn để phân loại sẽ di chuyển lên ở trên của phạm vi đó. Bạn cũng có thể có thể phân loại theo các màu định dạng có điều kiện, không phải màu thay thế.
5. Để tắt bộ lọc, click Data > Turn off filter .

3. Dùng bộ lọc Google Sheets

Trong khi phân loại thay đổi trình tự dữ liệu bên trên bảng tính, bộ lọc thay đổi thông tin đang hiện trong bảng tính. Dưới này là cách áp dụng bộ lọc Google Sheets để co hẹp dữ liệu khi xem.

Để bắt đầu thêm bộ lọc, đánh dấu bảng dữ liệu, sau đó, tới Data > Create a Filter trên menu Sheets.

Giờ bộ lọc đã được bật, bạn sẽ thấy một icon nhỏ ở góc phía trên bên phải tiêu đề. Click vào biểu trưng đó, bạn sẽ thấy một danh sách các giá trị trong cột đó ở menu pop-up như sau:

Ở cửa sổ pop-up này, chỉ cần tắt hoặc bật tiêu chí bạn muốn dữ liệu đáp ứng. Khi nhấn OK , bảng tính sẽ có thu hẹp, chỉ hiện dữ liệu thích phù hợp với quy tắc bộ lọc bạn đã thiết lập trên Google Sheets.

Tương tự như phân loại, bạn cũng có thể có thể áp dụng các cấp bậc lọc. Ở thí dụ bên dưới, bài viết đã lọc theo cột mức lương – Salary Grade .

Đây là thí dụ minh họa hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Sheets khi quản lý dữ liệu. Bằng cách kết hợp bộ lọc “interest” và “salary grade”, bạn đã có một bản kê tuyển chọn 2 trong những 100 ứng viên tiềm năng.

Điểm khác biệt quan trọng cần ghi nhớ là việc lọc dữ liệu không xóa hay loại bỏ chúng. Dữ liệu vẫn nằm ở phía trong bảng và chỉ đợi hiện lại khi bạn thay đổi cài đặt bộ lọc.

Tạo, lưu hoặc xóa một chế độ xem bộ lọc

Quan trọng: Nếu chỉ có quyền xem bảng tính, bạn có thể tạo một trình xem bộ lọc tạm thời mà chỉ bạn mới có thể sử dụng. Google Sheets sẽ không lưu trình xem bộ lọc này.

1. Trên máy tính, mở một bảng tính ở Google Sheets.
2. Click Data > Filter views > Create new filter view .
3. Phân loại & lọc dữ liệu.
4. Để đóng trình xem bộ lọc của bạn, ở bên phải trên cùng, click Close .
5. Trình xem bộ lọc của bạn sẽ tự động được lưu lại.
6. Để xóa hoặc xem một bộ lọc, ở góc phải trên cùng, click Options > Delete hoặc Duplicate .

Mở một cửa sổ bộ lọc hiện có

1. Trên PC, mở một bảng tính trong Google Sheets.
2. Click Data > Filter views .
3. Chọn kiểu xem bộ lọc. Bộ lọc của bạn sẽ có áp dụng cho bảng tính.
4. Để đóng trình xem bộ lọc, ở bên phải trên cùng, click Close .

Lưu một bộ lọc dưới dạng Filter View

1. Trên máy tính, mở một bảng tính trong Google Sheets.
2. Áp dụng một bộ lọc.
3. Click Data > Filter views > Save as filter view .

Cách lọc dữ liệu trong Google Sheets trên mobile

Phân loại dữ liệu

Bạn cũng đều có thể phân loại cột của các ô theo bảng chữ cái hoặc số.

1. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng, mở bảng tính trong app Google Sheets.
2. Để chọn một cột, chạm ký tự ở phía trên đầu của nó.
3. Chạm More.
4. Cuộn xuống dưới và chạm SORT A-Z hoặc SORT Z-A. Dữ liệu của bạn sẽ có phân loại.

Lọc dữ liệu

Mẹo: Hiện trình xem bộ lọc chỉ có sẵn ở phiên bản desktop.

Bộ lọc của Google Meets cho phép bạn ẩn dữ liệu không muốn thấy. Bạn vẫn cũng đều có thể xem toàn bộ dữ liệu khi tắt bộ lọc này.

Lọc theo giá trị

1. Mở một bảng tính trong app Google Sheets.
2. Chạm More > Create a filter .
3. Nhìn vào cột tiêu đề để xem bộ lọc đã được áp dụng cho bảng tính hay chưa:
   1. Đã áp dụng bộ lọc
   2. Chưa áp dụng bộ lọc
4. Ở phía trên đầu của cột bạn muốn lọc, chạm Filter .
5. Menu Sort and filter sẽ mở ra.
6. Chạm Search .
7. Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm giá trị hoặc cuộn qua bản kê để thấy giá trị trong cột.
8. Chạm một mục để bỏ tích và lọc nó. Bảng tính sẽ tự động được update.
9. Để chọn mọi thứ các mục, chạm Select all . Để bỏ chọn tất cả, chạm Clear .
10. Để tắt bộ lọc, chạm More > Remove filter .

Cẩn thận “thiếu” dữ liệu

Đây là vấn đề mọi người hay suy nghĩ khi giải quyết dữ liệu đã lọc. Khó có thể nói chính xác về điều này. Vì thế, tốt nhất, bạn nên để ý tới hai yếu tố sau:

1. Biểu tượng bộ lọc ở phía trên cùng của cột.
2. Số hàng trong Google Sheets ở bên trái.

Hai mẹo này đảm bảo bạn sẽ không lúc nào thiếu dữ liệu trong bảng tính.

Lọc và phân loại là hai công cụ quan trọng để co hẹp & tuyển chọn dữ liệu hiệu quả. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn sử dụng Google Sheets tốt hơn.